VWAFARMACEUTISCHE REGISTRATIE PORTAAL

WERKWIJZE · VWA SURINAME

Handleiding voor het portaal

Volg de stappen voor veilige accounttoegang, importeursregistratie en de behandeling van een geneesmiddelenzending.

1. Importeursaccount aanvragen

  1. Kies op de inlogpagina Bedrijf registreren en vul de bedrijfs- en contactgegevens volledig in.
  2. Een medewerker controleert de aanvraag. Er is nog geen account totdat de medewerker deze goedkeurt.
  3. Na goedkeuring ontvangt de gecontroleerde contactpersoon per e-mail een eenmalige activatielink. Open die link en stel zelf een wachtwoord van minimaal 10 tekens in. Als verzending mislukt, deelt VWA de link rechtstreeks.
  4. Log in met het zakelijke e-mailadres. Bij de eerste login stel je een authenticator-app en herstelcodes in; 2FA is verplicht.

De activatielink verloopt na 48 uur en kan maar één keer worden gebruikt. Als e-mailbezorging mislukt, deelt VWA de link rechtstreeks met de gecontroleerde contactpersoon.

2. Tweestapsverificatie en wachtwoord

Gebruik een authenticator-app voor de actuele 6-cijferige code. Bewaar de eenmalige herstelcodes veilig buiten het apparaat. Een herstelcode kan maar één keer worden gebruikt. Een ingelogde gebruiker kan het wachtwoord wijzigen via Wachtwoord rechtsboven; daarvoor is het huidige wachtwoord nodig.

3. Factuur indienen en voortgang volgen

  1. Open Mijn aanvragen en kies Factuur indienen.
  2. Upload de factuur als PDF, PNG of JPG en vul de verzendgegevens in.
  3. Volg de status in Mijn aanvragen. Tijdens controle kan het dossier bij VWA in behandeling zijn of bij de directeur liggen.
  4. Bij afwijzing lees je het advies van de medewerker, de beslissing van de directeur en de gevraagde correcties. Dien de gecorrigeerde factuur opnieuw in.
  5. Na goedkeuring wordt het certificaat opgemaakt en door de directeur ondertekend. Open Dossier / audit voor documenten en verwerkingshistorie.

4. Aanvragen beoordelen (medewerker)

  1. Open Registraties en pak een dossier op om te voorkomen dat meerdere medewerkers het tegelijk wijzigen.
  2. Vergelijk de factuur met de productregels. Controleer RVGS-nummer, product, verpakking en hoeveelheid; leg ook partij en vervaldatum vast.
  3. Noteer duidelijk wat klopt, wat ontbreekt en wat de importeur zo nodig moet corrigeren. Stuur daarna het dossier met advies naar de directeur.
  4. Nieuwe bedrijfsregistraties vind je apart onder Registratieaanvragen. Controleer bedrijfsgegevens voordat je goedkeurt. Afwijzingen vereisen een toelichting.

5. Besluit en certificaat (directeur / medewerker)

  1. De directeur neemt het formele besluit met een duidelijke motivering. Alleen de directeur kan een dossier goedkeuren of afwijzen.
  2. Na goedkeuring maakt een medewerker of directeur het certificaat op. De directeur ondertekent het definitieve certificaat in Certificaten.
  3. Controleer de gekoppelde factuur, het certificaat en de auditgeschiedenis in Dossier / audit.

Hulp en aandachtspunten